Zavedam se, da moram z zaposlenimi opraviti sestanek, vendar ne vem točno kako to izpeljati. Namreč ena od zaposlenih je dokaj negativna oseba in vedno ko nekaj koristnega predlagam se upira in ostali ji sledijo in na koncu izpadem sama čudna in kot pravijo nenehno nekaj izmišljam kar za delo v salonu ne ustreza. Bi lahko prosim podal kakšen predlog?

Podobnih težav je kar nekaj vendar redke so osebe, ki to želijo izpostaviti. Sestanki niso najbolj priljubljena zadeva pri zaposlenih iz različnih razlogov. Lahko je to strah pred soočenjem z nečim novim, prevzemanje dodatnih nalog ali dodatnih obveznosti reševanje nerazčiščenih drugih težavnih primerov in podobno.

Priprava na sestanek je ključnega pomena za njegov uspeh

Sestanek v prvi vrsti ni srečanje zaposlenih z vodjo na katerem se razpravlja o posledicah nastalih situacij, ki jih je potrebno spremeniti. Pomembno za vodjo je, da ima točno izdelan dnevni red, ki se ga mora držati kajti v nasprotnem primeru bodo zaposlene ustvarile povsem svoj dnevni red. Posledica tega bo neskončno trajanje sestanka in nedoseganje želenih rezultatov.

Zaposlenim je potrebno stvari predstaviti z jasnim namenom in slika, ki si jo bodo pri sebi ustvarili mora biti čista. Fokus naj bo na rešitvah in reševanju vzrokov nastalih situacij in ne na posledicah. Pri slednjem predvsem negativne osebe dobijo moč in hitro lahko prevzamejo vajeti sestanka v svoje roke. Namesto, da bi osredotočenost bila usmerjena v nekaj kar je potrebno po sestanku opraviti lahko pride do upiranja. Za zaposlene lahko to postane izjemno izhodišče za prepričati vodjo, da to kar počne ni pravilno.

Sestanek naj se prične s prenosom informacij, nadgradi s proučevanjem in zaključi z odločitvami.

Pri prenosu informacij je pomembno najprej poročati kaj se je od zadnjega sestanka naredilo oziroma kaj se je od dogovorjenega doseglo. Komentarji zaposlenih ali razprava z njimi v takšnem primeru ni potrebna. To je pomembno šele v drugem delu sestanka, ko se je potrebno pogovoriti o načrtih ali situacijah, ki so usmerjene v iskanje rešitev. Vsakdo od zaposlenih naj ima v tem delu sestanka možnost izražanja lastnih mnenj ali predlogov. Že na začetku poudarite, da ne želite vpadanja v besedo. V primeru, da pride do takšne situacije odločno pojasnite, da bo vsakdo imel možnost povedati to kar želi takrat, ko bo na vrsti.

Ključni del sestanka je obravnavanje tem o katerih bo potrebno določiti naloge za vsakega posameznika. Hkrati se bo potrebno opredeliti tudi na vsebino naslednjega sestanka. Zaposleni morajo vedeti kaj se od njih pričakuje in kako bodo naloge izpeljali.

V primeru “nergačev” ali negativcev je najboljša rešitev v nevtralnem okolju sklicati sestanek pred sestankom in pojasniti, da ste to storili zato ker potrebujete njihovo pomoč. Pojasnite zakaj gre in zakaj potrebujete njega ali njo kot osebo, da vam na sestanku pomaga. S takšnim pristopom boste osebo z opisanimi karakteristikami pridobili na svojo stran in ustvarila si bo občutek pomembnosti. Na skupnem sestanku bo zagotovo bila na vaši strani.

V koliko bo dovolj zanimanja bomo pripravili tudi delavnico namenjeno organizaciji in vodenju sestankov. www.studioaktiva.com