Znam da moram imati sastanak sa zaposlenicima, ali ne znam točno kako to učiniti. Naime, jedna od zaposlenica je dosta negativna osoba i kad god joj predložim nešto korisno, ona se opire, a ostali za njom, a na kraju i sama ispadnem čudna i, kako kažu, stalno nešto osmišljavam što nije baš pogodno za rad u salonu. Možete li dati neke prijedloge?

Ima dosta sličnih problema, ali malo je osoba koji na njih žele utjecati. Sastanci nisu najpopularnija stvar među zaposlenicima iz raznih razloga. To može biti strah od suočavanja s nečim novim, preuzimanja dodatnih zadataka ili dodatnih obveza, rješavanja neriješenih drugih teških slučajeva i slično.

Priprema za sastanak ključna je za njegov uspjeh

Sastanak prvenstveno nije sastanak zaposlenika s voditeljem na kojem se raspravlja o posljedicama nastalih situacija koje treba promijeniti. Za menadžera je važno da ima točno definiran dnevni red kojeg se mora pridržavati, inače će zaposlenici sami kreirati svoj dnevni red. To će dovesti do toga da sastanak traje beskonačno i da neće postići željene rezultate. Zaposlenicima je potrebno prezentirati stvari s jasnom svrhom i slika koju će o sebi stvoriti mora biti čista. Fokus treba biti na rješenjima i rješavanju uzroka nastalih situacija, a ne na posljedicama. U potonjem, posebno negativni ljudi dobivaju moć i mogu brzo preuzeti uzde sastanka u svoje ruke. Umjesto da se usredotočite na nešto što treba učiniti nakon sastanka, može doći do otpora. Za zaposlenike to može postati izvrsna polazna točka za uvjeravanje menadžera da ono što radi nije ispravno.

Sastanak bi trebao započeti prijenosom informacija, nastaviti proučavanjem i završiti odlukama

Prilikom prijenosa informacija važno je prvo izvijestiti što je učinjeno od zadnjeg sastanka ili što je postignuto od dogovora. Komentari zaposlenika ili razgovor s njima u tom slučaju nisu potrebni. To je važno samo u drugom dijelu sastanka, kada je potrebno razgovarati o planovima ili situacijama u cilju iznalaženja rješenja. Svaki od zaposlenika trebao bi imati priliku iznijeti svoje mišljenje ili prijedlog u ovom dijelu sastanka. Odmah na početku naglasite da ne želite prekidanja ili uskakanja u riječ drugim sugovornicima. U slučaju da dođe do takve situacije, jasno dajte do znanja da će svatko imati priliku reći što želi kada dođe na red. Ključni dio sastanka je rasprava o temama na kojima će biti potrebno odrediti zadatke za svakog pojedinca. Ujedno će biti potrebno odlučiti o sadržaju sljedećeg sastanka.

Zaposlenici moraju znati što se od njih očekuje i kako će izvršavati svoje zadatke. U slučaju “negiranja” ili ispostavljanja negativaca, najbolje rješenje je izvesti sastanak u neutralnom okruženju prije sastanka i objasniti da ste to učinili jer vam je potrebna njihova pomoć. Objasnite u čemu se radi i zašto je kao osobu trebate koja će vam pomoći na sastanku. Takvim pristupom dobit ćete na svoju stranu osobu opisanih osobina i stvoriti osjećaj njezine važnosti. Ona će sigurno biti na vašoj strani na zajedničkom susretu. Ukoliko bude dovoljno interesa, pripremit ćemo i radionicu posvećenu organizaciji i vođenju skupova. www.studioaktiva.com